Особенности экономии на канцтоварах для офиса

 

Особенности экономии на канцтоварах для офисаС чего начинаются расходы на содержание офиса? В основном с того, что приобретается большое количество канцелярских товаров. Часто для того чтобы купить необходимые канцтовары для офиса, нужно потратить немало денег. Поэтому всегда рационально задуматься о том, как бы сэкономить на этой статье расходов.

 

Если вас это также интересует, читайте далее и не пожалеете о потраченном времени, а также рекомендуем ознакомиться с широким ассортиментом на https://papero.com.ua/.

 

 

Эффективные способы сэкономить на канцтоварах

 

Каждого рационального начальника и бухгалтера интересует вопрос – как не тратить лишние деньги из бюджета на канцелярские товары? Есть несколько советов, которые помогут существенно сократить траты подобного рода:

 

1. Установить лимиты на определенный период или для каждого сотрудника (или отдел). Суть этого способа в том, что нужно определить конкретное количество отдельных предметов для каждого сотрудника или отдела. Можно также установить лимит суммы в бюджете, то есть не тратить свыше определенного граничного денежного значения. Такой способ эффективен также при определении конкретных сумм, затраченных в определенные периоды. Удобнее всего устанавливать лимиты на одного сотрудника, определяя размер затрат исходя из специфики его деятельности и конкретной потребности.

2. Планирование расхода печатной бумаги для офиса. Здесь лимиты не стоит устанавливать, потому что нельзя заранее рассчитать, сколько листов бумаги израсходуется за один рабочий день, и сколько – в совокупности за месяц. Закупать бумагу лучше большой партией у одного поставщика (еще лучше – у производителя).

3. Формирование резервов – это серьезный вопрос. Запасаться нужно с умом и систематически, то есть резервировать канцелярские товары согласно определенного плана, списка канцтоваров и суммы. Такой запас играет очень важную роль – он будет полезен в периоды подорожания или при несостыковке графика закупок (или поставок). Но закупать канцелярию для резерва нужно только тех видов, которые не относятся к виду скоропортящихся (например, ручки). Также важно периодически обновлять и менять запасы.

4. Анализ необходимости, то есть стоит проанализировать, какие канцтовары расходуются больше, а какие подолгу «зависают» в излишках. Данные этого анализа станут основой для формирования новой стратегии закупки канцелярских товаров.

 

 

Излишняя экономия – польза или вред?

 

Сэкономить хочется всем! Но есть моменты, которые касаются статуса и отношения к компании ее клиентов, а тут стоит серьезно поразмыслить – принесет ли излишняя бережливость пользу?

 

 

Каждому руководителю стоит помнить – если деятельность его компании связана с работой с клиентами, то экономить на канцтоварах не следует. Поэтому стоит раскошелиться на канцелярские товары с символикой, слоганами компании или акциями. Такие мелочи будут своего рода рекламой, а значит помогут запомнить вашу фирму и вновь к вам обратиться.

 

 

А если ваш сотрудник будет держать в руках дешевую ручку, писать ею в столь же дешевом блокноте, а договор или прайс-лист будет распечатан на некачественной бумаге, клиент останется не самого лучшего мнения о работе вашей фирмы. Если рассуждать с материальной точки зрения, то это не сулит вам выгоды.

 

 

Выгодно покупать канцтовары – это сегодняшняя реальность

 

Покупка канцтоваровНе обязательно ограничивать своих сотрудников в канцелярских товарах, чтобы экономить. В первую очередь, необходимо правильно организовать сам процесс закупки, а для этого нужно знать следующее:

 

- Составить предварительный перечень канцелярских товаров с указанием конкретного количества и наименований. Такой список поможет сориентироваться при заключении договора поставки и не набрать лишнего. Но составлять его нужно не за час до покупки, а заблаговременно. Этот список может стать вашим ориентиром на годы вперед, останется только корректировать количество и наименования конкретных товаров.

- Выделить отдельную статью расходов на содержание и ремонт оргтехники – это поможет провести четкую грань между затратами на отдельные аспекты организации работы офиса.

- Лучше покупать расходные материалы для офиса оптом и желательно у производителя канцтоваров – так дешевле. Кроме того, непосредственно с производителем можно подписать договор с фиксированными ценами на продукцию и отрегулировать поставки по индивидуальному графику. А некоторые производители постоянным клиентам предоставляют скидки и программы лояльности.

 

 

На чем не стоит экономить?

 

Любой офис или небольшая контора – это всегда масса различных канцелярских товаров, которые нужны в большом количестве. Но без одного вида не обойтись вовсе – это офисная бумага для печати. Обычно ее за рабочее время уходит очень много, потому что нужно сдавать отчеты, писать сметы и готовить доклады руководству.

 

 

Многие знают, что офисная бумага бывает разного качества и имеет определенные характеристики, к которым относятся:

 

- формат (самые ходовые – А4 и А3);

- плотность (для стандартных нужд обычно используется 80 мг/м);

- количество в упаковке и прочее.

 

Но самый важный критерий выбора – это класс по качеству, которых всего три (А, В и С). Оптимальный вариант – класс В. Такая бумага имеет доступную стоимость, ее расход умеренный, в упаковке нет брака, а качество печати высокое.

 

 

Стоит также подумать над тем, чтобы дополнительно закупить более плотную бумагу для «особого случая». Таким важным событием для организации может стать конференция или доклад руководству об успехах. Кроме такой офисной бумаги стоит приобрести более тонкую, которая пригодится для распечатывания пробных вариантов отчетов, заметок и различных черновиков.