Как бороться с отвлекающими факторами в офисе

 

Офисные помещения заполнены отвлекающими факторами. Не имеет значения, идет ли речь о входящем электронном сообщении или о громком коллеге - сотрудники, позволяя своему разуму блуждать, отрицательно влияют на производительность вашего офиса.

 

Исследования Калифорнийского университета показывают, что обычному офисному сотруднику требуется около 25 минут, чтобы вернуться к выполнению задания после перерыва, но такие перерывы происходят в среднем каждые 11 минут! Отвлекающие факторы на рабочем месте негативно влияют на производительность труда сотрудников. В конечном счете, это приводит к неудовлетворенности и увеличению стресса. Так как же этого можно избежать?

 

Первое - узнайте, что отвлекает ваших сотрудников.

 

Исследования показывают, что более 50 процентов отвлекающих факторов на работу связаны с общением с коллегами и использованием социальных сетей. И время, которое офисный работник тратит на эти отвлекающие факторы, занимает до 30 процентов рабочего дня.

 

Люди не машины и не должны рассматриваться как таковые. Согласно науке, человеческий мозг может оставаться сосредоточенным около 90 минут, прежде чем ему понадобится перерыв. Очевидно, что отвлечение будет происходить, но есть способ контролировать количество времени, потраченного на них.

 

Поощряйте своих сотрудников делать перерывы. Они не должны пытаться нагромождать рабочую нагрузку и пропускать обед, просто чтобы в 5 часов уйти с работы. Можно с уверенностью сказать, что качество выполненной таким образом работы не будет соответствовать тому, что делается с полным вниманием.

 

Технологии с каждым днем становятся все более сложными. Это также означает, что рынок программ для контроля сотрудников, дал нам различные продукты, которые значительно улучшились с годами. Используйте программное обеспечение для компьютерного мониторинга, соберите все факты и используйте их, чтобы создать среду, свободную от отвлекающих факторов, которая поможет вашей команде полностью раскрыть свой потенциал. Одним из таких программ является Monitask. Мы рекомендуем Вам посетить их сайт и узнать больше о продукте.

 

Установить четкие цели

 

Это база каждого бизнеса. Как можно измерить производительность вашей команды, если вы не знаете, к чему стремитесь? Установите цели компании, но будьте объективны - не ставите целей, которые вряд ли будут достигнуты в ожидаемые сроки. Используйте известную модель SMART для постановки соответствующих целей. SMART - это аббревиатура из пяти элементов, необходимых для каждого плана действий: Конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и основанный на времени.

 

Следующим шагом является определение долгосрочных и краткосрочных целей. Создание долгосрочной цели закладывает фундамент вашего бизнеса - это должно быть вашей главной мотивацией для дальнейшего движения. Помня об этой большой картине, вы можете начать планировать меньшие цели, которые должны достигаться еженедельно, и использоваться для измерения вашего прогресса на пути к конечной долгосрочной цели.

 

Микропроизводительность

 

После установления краткосрочных целей разбивайте их на задачи и назначайте соответствующим образом. Сначала необходимо решить, сколько сотрудников требуется для выполнения конкретных задач. Если вы следили за тем, как ваш сотрудник работает с программой компьютерного мониторинга, у вас должно быть общее представление о том, как каждый сотрудник выполняет определенную работу, и вы можете назначать задачи соответствующим образом. Используйте это программное обеспечение, чтобы создавать задачи, назначать их подходящим работникам и отслеживать их прогресс.

 

Как это поможет смягчить отвлекающие факторы? Разбивка задач - это один тз шагов продвижения к главной цели. Многие работники отвлекаются еще до начала работы только потому, что не знают, с чего начать. Разделение проекта на более мелкие задачи помогает нам увидеть более широкую картину, а его завершение кажется более выполнимым, несмотря на то, что объем работы тот же.

 

Блокировать доступ к внешним отвлекающим факторам

Программное обеспечение для мониторинга активности сотрудников дает вам полный отчет о времени, затраченном каждым сотрудником на каждую деятельность, в том числе и не связанную с работой. Вероятно, большинство ваших сотрудников владеют аккаунтом на какой-нибудь платформе социальных сетей, и если данные, полученные с помощью программы отслеживания работы, подтверждают ваше мнение о том, что социальные сети являются отвлекающим маневром в главном офисе, то, возможно, это хороший выбор, чтобы заблокировать доступ к ним. Но, поскольку мы уже поняли, что каждый человек нуждается в перерыве после долгого времени целенаправленной работы, у него все равно должна быть некоторая свобода во время перерыва. Лучше всего блокировать только те сайты или приложения, которыми злоупотребляют больше всего в рабочее время.

 

Работники - всего лишь люди, и некоторым из них отвлечься легче, чем другим. Если они теряются, просматривая веб-страницы в рабочее время, это не означает, что они автоматически являются плохими сотрудниками. Но им просто может понадобиться это, чтобы помочь удержаться от блужданий во время работы.

 

Создать политику

 

Существует феномен под названием "Эффект Хоторна", который показывает, что люди меняют свое поведение, когда осознают, что за ними наблюдают. Вот почему отслеживание сотрудников оказывает положительное влияние на производительность. Но используйте его с осторожностью, потому что нет ничего более отвлекающего, чем босс, парящий над плечом работника.

 

Используйте собранную информацию о наблюдении за деятельностью сотрудников - создайте политику поведения в офисе. Дайте им понять, что за безликим программным обеспечением стоит реальный человек, который имеет определенные ожидания относительно того, что разрешено в офисе и в какой степени. Когда все сделано правильно, программное обеспечение для компьютерного мониторинга окажется чрезвычайно полезным для уменьшения отвлекающих факторов и повышения производительности офиса.

 

В заключение

 

Людям нравится использовать цифры, чтобы увидеть, что они могут улучшить. Подумайте о фитнес-трекерах - их популярность может быть обусловлена тем, что они показывают вам данные о вашем текущем состоянии, что мотивирует вас стараться изо всех сил и достигать поставленных целей. А наличие маленьких целей удерживает внимание всех на высоком уровне, так как они считают их более достижимыми. Тот же эффект может быть достигнут с помощью программы отслеживания активности, если она используется как обратная связь, а не просто как критика.